Det digitala kroppsspråket – mer än vad som syns i webb­kameran

Går ditt budskap inte igenom datorskärmen? Eller behöver du tvärtom lägga dyrbar arbetstid på att reda ut missförstånd och tolka vad kollegan egentligen menar? Då är det läge att fila på det digitala kroppsspråket.

Kroppsspråket, de ordlösa signaler som förstärker det vi säger, är en vital del av vår kommunikation. Vissa studier menar att mer än hälften av det vi uppfattar i ett samtal utgörs av sådana förstärkare, medan själva orden i sig bara står för en liten del.

Mycket av det kroppsspråk som vanligtvis sköljer över oss försvann i ett slag, när social distansering och distansarbete under covid-19 reducerade många interaktioner till skriven text eller talande huvuden på en skärm. Det ”digitala kroppsspråket” tog över som meningsbärare, men trots att coronapandemin nu blivit vardag är det fortfarande svårt att bemästra.

Digitalt kroppsspråk har inte bara att göra med din hållning i videomötet, eller vilket tonfall och eventuella gester du använder. Detta ingår visserligen, men det digitala kroppsspråket är summan av all den kommunikation du ägnar dig åt på distans – vare sig det är över telefon, i en teamchatt, i mejl eller i ett videomöte.

När du i pandemins spår inte längre träffar kollegorna så ofta hjälper ett lyckat digitalt kroppsspråk till att upprätthålla och bygga vidare på den relation ni hade sedan tidigare, skriver Shama Hyder, vd för PR-byrån Zen Media, på Inc.com.

KURSTIPS

Kommunikation för chefer – så engagerar du fysiskt och digitalt

Vad är det som gör att vi hellre lyssnar till vissa än till andra? En sak kan vi vara säkra på: det handlar om så oerhört mycket mer än innehållet i sig. Under denna digitala utbildning i två delar får du, utifrån modern retorik, verktyg för att som chef stimulera till nyfikenhet, interaktion och förtroende. 

Läs mer >

I grund och botten handlar det om vänligt, respektfullt bemötande – som att ansluta till mötet i tid, slå på kameran, och vara aktiv utan att slösa andras arbetstid i onödan. Men i rollen som chef behöver du sannolikt gå steget längre genom att överkommunicera, och också väga ditt tilltal på guldvåg. Det kanske inte känns helt bekvämt att boka av tid för avstämningar varje dag eller ett par dagar i veckan, men de flitiga kontakterna sätter standarden för kommunikationen i hela teamet.

Än viktigare är den tonalitet du använder. En amerikansk undersökning har nämligen visat att det mest stressande en anställd kan höra från sin chef är frasen ”vi behöver prata”. Handlar det bara om en snabb, informell lägeskoll för att se hur medarbetaren mår, se då till att avdramatisera din förfrågan – till exempel genom att använda en vänlig smiley.

Rätt digitalt kroppsspråk kan hjälpa dig att bli tydligare, och bädda för att budskapet landar rätt hos mottagaren – vilket faktiskt resulterar i ökad produktivitet. I en undersökning som organisationsexperten Erica Dhawan låtit genomföra bland 2000 chefer och anställda under 2021 framkommer att hela 70 procent ser otydlig eller bristande kommunikation som ett stort hinder i arbetet, rapporterar BBC.

Kurstips: UGL – Utveckling av grupp och ledare
Bli bättre på att kommunicera, lär dig identifiera och lösa konflikter, och få bättre självkännedom! UGL är en klassisk utbildning i gruppdynamik, från början utvecklad av Försvarsmakten, men till stor praktisk nytta för alla som arbetar i eller med grupper.

De svarande uppger att de i snitt lägger så mycket som fyra timmar per arbetsvecka bara på att försöka bringa klarhet i vad som egentligen gäller eller menas. Omkring 10 procent av arbetstiden kunde alltså utnyttjas bättre med starkare kommunikation. Erica Dhawan, som skrivit boken Digital Body Language, ger några tips på hur du kan tänka kring ditt digitala kroppsspråk:

  • Läs av situationen och anpassa dig, precis som du hade gjort i den fysiska världen. På samma sätt som du kanske skämtar och använder jargong med din närmaste kollega, går det bra att skippa hälsningsfraser och annat lull-lull när ni kommunicerar digitalt. Samma stil fungerar inte när du kontaktar en extern partner.
  • Använd emojis för att förmedla en känsla i skriven kommunikation, när det passar. Tonårsstämpeln är borta, och idag används emojis även av höga vd:ar. En smiley kan hjälpa till att förtydliga kontexten och din intention – lite som ditt tonfall eller mimik hade gjort i ett vanligt samtal.
  • Användandet av skiljetecken förstärker också ditt budskap. Erica Dhawan menar att du inte bör vara rädd för att i informella sammanhang använda caps lock eller utropstecken för att förmedla känslor, det kan rentav vara förväntat. Du gör dock förstås bäst i att undvika sådant i mer officiell kommunikation.
  • Hur snabbt du svarar på meddelanden spelar också roll. Du kanske behöver hämta in uppgifter på annat håll för att kunna ge ett bra svar, men det kan då vara bra att helt kort meddela detta, eftersom ett dröjande svar annars kan tolkas som ointresse.
  • Att svara för snabbt innebär också en risk för att du uttrycker dig slarvigt och otydligt. Ta för vana att stanna upp och läsa igenom det du skrivit innan du trycker ”skicka”. Går det att formulera sig enklare eller bättre?
  • Undvik att syssla med annat vid sidan om när du sitter i videomöten, det märks tydligare än du tror, och signalerar att du inte är engagerad i det som sägs. Så lägg mobilen utom synhåll.
  • Sarkasm är omvittnat svårt att uppfatta i text – bara omkring hälften av mottagarna kan läsa av detta, så försök att inte skriva något annat än det du faktiskt menar.
  • Arbeta medvetet med att ge beröm och uttrycka uppskattning – detta är särskilt viktigt när vi inte träffas regelbundet. Att ta sig tid att bekräfta och berömma sina medarbetare hjälper till att fylla tomrummet av de leenden som inte syns på distans.