Ge feedback på distans – så lyckas du

Det pågående coronautbrottet har fått många företag att snabbt behöva hitta nya arbetsmodeller för distansarbete. Även under normala omständigheter kan det vara en utmaning för chefer att ge feedback till teammedlemmar som arbetar på annan ort.

Att löpande få feedback från sin chef är något som de flesta medarbetare upplever som viktigt. När du som chef ger återkoppling visar du att du ser den anställde och dennes insatser, vilket stärker motivationen och engagemanget. Det är också genom att på ett konstruktivt sätt få höra vad som skulle kunna göras bättre som medarbetarna ges en chans att utvecklas.

Idag blir det allt vanligare att leda medarbetare som arbetar på distans. Teamet kanske inte längre befinner sig i samma land, eller ens samma tidszon. Att hålla en vardaglig feedbackdialog levande i en utspridd organisation kan vara utmanande, men desto viktigare där än på ett kontor där ni möts dagligen.

Att kunna ge utvecklande återkoppling på distans har blivit ett högaktuellt dilemma för många svenska chefer med anledning av den rådande coronaepidemin, som skapat satellitkontor över hela landet.

Här är några saker att tänka på för att nå fram på bästa sätt:

Upprätta regelbundna avstämningar med enskilda medarbetare på bestämda tider. Det är viktigt att du inte skippar dessa sessioner, såvida det inte finns väldigt starka skäl för det. Det dagliga eller veckovisa samtalet ersätter den vardagskontakt ni hade haft om ni befunnit er på samma kontor, och är en temperaturmätare där du har chans att tidigt fånga upp och vända tendenser som börjar vända åt fel håll. Mellan de schemalagda avstämningarna kan du förstås också ta spontan kontakt om något särskilt behöver avhandlas.

Videosamtal trumfar telefonen. Ses ni aldrig i verkligheten så är det desto viktigare att ni åtminstone får med kroppsspråk och ansiktsuttryck i kommunikationen.

Använd standardfrågor för att strukturera samtalet. Du kan till exempel fråga medarbetaren vad du kan hjälpa till med för att göra arbetet lättare, vad medarbetaren själv tror att denne skulle kunna förbättra i sitt arbete, vilka orosmoment som finns och så vidare.

Småprata för att förstå kontexten. I det sociala samspelet på kontoret är det lätt att snappa upp personliga detaljer om barn, partners och livssituation som du riskerar att missa med dina externa medarbetare. Försök att inte bara stämma av hur det går i arbetet, utan även höra efter hur medarbetaren mår och vad som är på gång i känslolivet. Hur den omgivande situationen ser ut påverkar hur väl medarbetaren kan prestera, och vilka krav du kan ställa för tillfället.

FILA PÅ DIN FEEDBACK ONLINE!

Konsten att ge feedback eller återkoppling är central för att vi ska utvecklas, förändra, förbättra, eller fortsätta göra det som vi gör bra.  Att ge utvecklande feedback kan man behöva träna på som chef. Hos Chefakademin hittar du flera onlinekurser som lär dig att ge effektiv feedback.

Summera er feedbacksession i ett mail efteråt. Punkta upp helt kort vad ni pratat om och vad ni bestämt ska göras, så att ni båda delar samma bild.

Inför rutiner för positiv feedback. Bara för att ni inte sitter på samma ställe behöver ni inte känna er som isolerade öar. Skapa ett sammanhang där alla kan känna sig delaktiga och uppskattade, till exempel genom att låta teammedlemmarna dela ut beröm till varandra så att alla ser. Ett exempel kan vara att medarbetarna varje fredag berättar vad de tycker att de andra gjort bäst under veckan i en särskild Slack-kanal eller liknande.

Uppmuntra teamet att kommunicera så mycket som möjligt, och hjälp medarbetarna att strukturera sin feedback sinsemellan. När man inte träffas personligen finns det gott om utrymme för missförstånd och passiv-aggressiva utbyten online. Alltför generell feedback kan uppfattas som ett personligt påhopp – lär dina medarbetare att hålla en konstruktiv ton, och att ge tillräckligt med detaljer för att feedbacken ska kunna utmynna i en konkret handlingsplan.

Visualisera era mål. Planeringsverktyg som till exempel Trello kan hjälpa teamet att få en samlad bild av vad som ska göras, vem som ska göra det och hur ni ligger till i utförandet. På så vis kan var och en känna ägarskap för sina uppgifter, och behåller kopplingen till de övergripande målen – som annars är lätt att tappa när ni sitter på olika håll.

Var empatisk. En av de viktigaste aspekterna av att leda på distans är att förstå att medarbetaren med all sannolikhet känner sig isolerad, ensam och osäker på sin prestation. Just därför är det så viktigt med återkoppling, att du som chef visar förståelse, och kan dela med dig av egna misstag.

Källa: Medium.com/LinkedIn/Impraise