9 tips: Så får du tiden att räcka till som chef

Svenska chefer är ofta tidspressade. Det går ut över arbetsuppgifterna, medarbetarna, och det strategiska arbetet. Såhär får du ut det mesta av din dyrbara tid.

Enligt en undersökning från Chef mår 7 av 10 svenska chefer så pass dåligt att de har svårt att klara sina arbetsuppgifter. Stress och dålig sömn är de största bovarna i dramat. Allt mer ska hinnas av allt färre, och för chefer kan det vara särskilt svårt att ta ledigt på riktigt. För många ledare räcker inte den ordinarie arbetstiden till. När jobbet tar över såväl kvällar som helger och semester kan resultaten för hälsan bli katastrofala.

Det finns nog ingen ledare någonstans som kan påstå sig ha betat av hela ”att göra”-listan; alltid återstår något som ska hinnas med. Det kan vara ett tecken på att du har för mycket att göra om du aldrig har tillräckligt med tid för att lyssna på eller återkoppla till dina medarbetare, delta i möten, fatta kniviga beslut eller planera den långsiktiga strategin. Men det kan också vara ett tecken på att du inte använder den tid du har på bästa sätt.

”Att säga nej är som att göra slut med någon”

”Det som ligger överst på topplistan över tidstjuvar är just att det är så svårt att säga nej. Av vad deltagarna på mina kurser berättar förstår vi att man upplever sig säga nej till en person och inte till en arbetsuppgift” , säger Petra Brask, Chefakademins expert inom personlig effektivitet.

”Det finns deltagare som till och med drar paralleller med att göra slut. Att det blir personligt att säga nej och att man gör det med en känsla av att behöva dumpa någon, eller förklara varför man väljer bort någon, gör det hela mycket svårare”.

Här är några tips på hur du kan använda din arbetstid mer effektivt:

• Planera dina dagar – gör upp en tidsplan på förhand som du försöker hålla dig till, så har du bättre överblick över när du behöver göra vad. Planera gärna en vecka i förväg.
• Sätt mikrodeadlines – om du bestämmer ett klockslag när du måste vara färdig med en viss uppgift förhindrar du att något som drar ut på tiden får en dominoeffekt på ditt schema. Hinner du inte klart med uppgiften på avsatt tid får du sätta av mer tid någon annanstans. Att klocka hur mycket tid du lägger på en uppgift kan göra dig mer medveten om hur du disponerar din tid.
• Använd en kalender – försök hålla dig till en enda kalender för både jobb- och fritidsaktiviteter, och skriv in allt du har att göra så att du får ordentlig överblick.
• Lär dig att säga nej – ta inte på dig mer än vad du klarar av, och framför allt inte oviktiga moment som stjäl tid från dina prioriterade uppgifter.
• Delegera – som chef måste du inte göra allting själv. Ge dina medarbetare mandat och förtroende att hantera det som inte kräver att du är inblandad personligen.

• Prioritera – även om det kan verka så, är inte alla uppgifter som landar på ditt bord lika viktiga eller brådskande. Ta dig an de mest kritiska i första hand, det andra kan vänta eller delegeras bort.
• Gör en sak i taget – multitasking är en myt. Enligt en informationsstudie från University of California tar det omkring 23 minuter (!) att hitta fokus igen efter att ha blivit avbruten i arbetet. Undvik att hoppa mellan flera olika uppgifter, och stäng ner alla program och flikar som du inte använder för tillfället.
• Stäng av notifikationerna – om du ständigt blir avbruten av plingande epostnotifikationer, Slack-meddelanden och annat kan du inte arbeta fokuserat. Kolla dina meddelanden under bestämda tidsfönster under dagens lopp, och stäng av alla distraherande påminnelser övrig tid.
• Lär dig bli ”good enough” – att försöka uppnå perfektion är ett sisyfosarbete utan slut. Dessutom spelar de små dekorativa detaljerna sällan någon roll för slutresultatet som helhet. Lär dig att hitta den nivå där något är tillräckligt bra, snarare än fulländat. Om du arbetar vidare med uppgiften efter att denna punkt är nådd slösar du bara din tid.

(Källa: Chef.se och Lifehack.com)