Tillbaka till arbets­platsen – så hanterar du önske­målen

Med försiktig optimism ser vi vaccinationsgraden i samhället stiga. Många arbetsgivare skissar på formerna för hur de medarbetare som arbetat på distans nu kan börja återvända fysiskt till arbetsplatsen. Men arbetformerna kan vara minerad mark – så här kan du som är chef tänka kring de potentiellt svåra samtalen.

Det är långt ifrån alla branscher och yrkesgrupper som har haft möjlighet att distansarbeta under covid 19-pandemin, men flertalet undersökningar visar att bland de anställda som har kunnat göra detta så vill en majoritet fortsätta på distans åtminstone ett par dagar i veckan.

För cheferna är frågan kring distansarbetets vara eller icke vara mer komplicerad. Även om du som chef litar på att de anställda gör det de ska även när du inte ser dem vid sina skrivbord, kan det finnas andra farhågor kring att släppa distansarbetet helt fritt.

NY UTBILDNING!

Så leder du på en hybrid arbetsplats

Pandemin har skyndat på vår digitalisering, och har skapat utmaningar såväl som möjligheter – både gällande var vi ska och kan jobba, men också kring hur vi kan arbeta, samarbeta, leva och leda. Denna utbildning hjälper dig att som chef hantera det nya arbetslivet där vissa sitter på distans och andra på plats. Läs mer >

En stark teamkänsla kan exempelvis vara svårt att upprätthålla när teamet aldrig ses, och ”vi och dem”-sprickor kan uppstå mellan de som sitter på distans och de som arbetar större delen av tiden på arbetsplatsen.

Det kan till exempel handla om att distansarbetarna blir mindre delaktiga i möten, går miste om information som delas informellt i korridoren, eller drabbas av orättvis lönesättning eftersom chefen inte ser deras prestationer skriver Chef. Risken att olika typer av missbruk passerar obemärkt ökar också när det sociala kittet löses upp.

Utöver att skydda de humanistiska värdena kan det också finnas affärsmässiga skäl att begränsa hemarbetet – som till exempel känslighet för cyberangrepp, sjukskrivningar till följd av dåligt anpassad arbetsmiljö, eller försämrat idéarbete.

Det är alltså naturligt att cheferna, som ytterst bär ansvaret, är något mer tveksamma än de anställda. Kanske bävar du inför de förmodat jobbiga samtal som denna intressekonflikt kan ge upphov till? Magasinet Harvard Business Review listar dessa vägledande tips för att hitta en fungerande modell:

Kolla riktlinjerna – Vad har din organisation för generella policyer kring arbetstid och närvaro? Ta reda på vad som är bestämt centralt innan du börjar göra individuella uppgörelser med ditt team om till exempel flextid eller arbetsort.

Trampa inte i rättvisefällan – Ett vanligt misstag är att försöka kompromissa sig fram till en lösning som alla tycker är rättvis, men denna mellanmjölk tar inte hänsyn till att olika yrkesroller har olika förutsättningar.

Utgå istället från varje roll, och se vad som är rimligt inom dess ramar. Eftersom uppfattningen om vad som är rättvist och inte är subjektiv behöver du vara tydlig med vilken utgångspunkt som ligger till grund för beslutet.

Se till balansen i teamet – Försök att heller inte skräddarsy speciallösningar för varje individ, utan att samtidigt väga vad som är optimalt för teamet som helhet. En individ kanske helst vill jobba sena kvällar, men det skulle då skapa samverkansproblem med det övriga teamet som föredrar kontorstid. Försök hitta den medelväg som bäst främjar samarbete och lagkänsla.

KURSTIPS

UGL – Utveckling av grupp och ledare

”Alla borde gå en UGL-utbildning” är en mening som många deltagare yttrat. Om du har ett uppdrag som ledare eller på annat sätt arbetar med grupper i organisation är det helt nödvändigt att förstå sig på grupper, men det är relevant även för dig som ”bara” arbetar i en grupp. Läs mer >

Formulera principer – Bestäm vad som är viktigast för dig som chef och skriv ner som vägledande ”budord”, som även lämnar handlingsutrymme för dina medarbetare. Ett exempel skulle kunna vara ”Vi värdesätter vår tid tillsammans”, en princip som omsatt till praktik kan betyda att ni samlas och ses fysiskt en bestämd dag varje vecka.

Håll individuella samtal – Om du som chef är nervös inför diskussionen om arbete på distans eller på plats, så kan du räkna med att dina anställda känner likadant. Boka in individuella samtal så tidigt du kan, där du tar tempen på vilka förväntningar och önskemål som medarbetarna har kring arbetsformerna. Låt medarbetarna formulera vilka principer som är viktigast för dem, precis som du själv gjort, och ha dessa som startpunkt i ett samtal om vad som vore ett idealiskt scenario.

Gör en testflygning – När ni vet vilka grundprinciper som är viktigast för medarbetarna och för dig som ledare kan ni snickra på en modell där så många av dessa värden som möjligt tas tillvara. Försök att vara flexibel och öppen för okonventionella lösningar. Bestäm ett datum när ni utvärderar denna testmodell, så kan du vila tryggt i att det finns chans att byta spår om det inte visar sig fungera.

KURSTIPS

Bli diplomerad i coach­ande ledar­skap

Det coachande förhållningssättet ger dig en stabil plattform för att jobba med såväl kultur som målstyrning och professionell coaching. Det här programmet bygger på att skapa din egen tydliga ledarskapskultur och ger dig effektiva verktyg. Läs mer >

Ta in synpunkter – Inför den planerade utvärderingen ber du medarbetarna att lista vilka eventuella brister som märkts i den överenskomna modellen. Det är viktigt att skilja på vad som utgör ett problem kopplat till själva modellen, och vad som beror på att den inte efterlevs som det var tänkt. Börja med det som verkar vara strukturfel. Be också om feedback kring hur du som chef skulle kunna stötta och underlätta.

Utveckla modellen – Fortsätt att skruva på arbetsmodellen och utvärdera vad som fungerar och ej med jämna mellanrum, tills ni landat i ett friktionsfritt och effektivt flöde.

Avslutningsvis slår HBR fast att dessa samtal kring hur arbetslivet ska organiseras framöver kräver god förberedelse, men att de vinster som kan göras inom tydlighet och förtroende motiverar tidsinvesteringen.