Zzz-oom? Här är knepen mot utmattande video­möten

Videomötena avlöser varandra som aldrig förr under covid-19. Och även om det är praktiskt att kunna ses utan att träffas kan videosamtalen upplevas som mer utmattande än vanliga möten. Detta kan du göra för att minimera Zoom-tröttheten.

I den sociala distanseringens tidevarv har videokonferenserna blivit livlinan som håller många verksamheter igång. Det populära verktyget Zoom har sett en explosionsartad ökning i antalet dagliga användare – från omkring 10 miljoner i december 2019 till minst 300 miljoner idag.

För chefer kan arbetsdagen bestå av en lång rad videomöten, och även om tekniken erbjuder en fantastisk möjlighet märker många nu att denna typ av kommunikation också tar på krafterna. Varför är videokonferenserna så krävande i jämförelse med traditionella möten?

Till att börja med spenderar de som nu arbetar hemifrån antagligen mycket mer tid än tidigare framför skärmar av olika slag – skärmar som kanske dessutom inte är lika stora eller bra som på kontoret, placerade i hemmamiljöer som utgör en ergonomisk mardröm. Detta kan i sig förorsaka torra ögon, trötthet, huvudvärk, nackbesvär och suddig syn. Men även under goda fysiska förutsättningar har videomötena en förmåga att göra oss slutkörda.

Så lyckas ni med digitala möten

Aldrig förr har svenska chefer suttit i så många videomöten, men används tiden alltid på bästa sätt? Den här distanskursen i två delar är till för dig som vill hitta kraften i en hållbar möteskultur och göra era digitala möten effektiva på riktigt. Skapa engagemang och delaktighet hos mötesdeltagarna, och sluta slösa tid!

Kursstarter 26 jan & 20 apr 2021

Dels spelar förstås den psykologiska aspekten av coronakrisen in – många bär på en gnagande ängslan kring det osäkra läget, som kan komma till uttryck genom irritabilitet om vi måste genomföra viktiga möten i en miljö där vi inte kan dra oss undan från högljudda barn, skällande hundar eller partners som försöker göra samma sak. Att jobbet tränger in i den annars fredade hemmasfären kan också bidra till ett obehag som är svårt att sätta fingret på.

Lägg till detta alla teknikens avigsidor: svajig internetuppkoppling som försvinner när du minst anar, som fryser ditt ansikte i en ofördelaktig min eller klipper upp ljudet i småbitar. Eller för den delen stressen som ovana användare kan uppleva när man inte bemästrar verktygets funktioner, som till exempel skärmdelning, fullt ut.

Men själva kommunikationsformen som sådan ställer också högre krav på oss, och gör att det blir svårt att hålla fokus längre än någon halvtimme åt gången. När vi inte ses i verkligheten utan reduceras till en samling talande huvuden utan kroppar försvinner stora delar av det kroppsspråk som normalt förstärker det vi säger – eller inte säger.

Hjärnan behöver då lägga i en högre arbetsväxel för att tolka motpartens ansiktsuttryck, och samtidigt anstränga sig för att hålla kontroll över det vi själva visar på skärmen – vilket den lilla bildrutan med det egna ansiktet ständigt påminner om. Vid mötesbordet fokuserar vi på ett ansikte i taget, men nu kanske vi möts av ett dussintal granskande blickar på samma gång. Det kan ha en hämmande effekt på den som har svårt att tala inför publik.

Konferenssamtalet kan kännas som ett scenframträdande.

Kombinationen av att det blir svårare att läsa av andra, sammantagen med känslan av att vara noga övervakad gör videokonferensen psykiskt påfrestande. Tystnader, som hade varit helt naturliga i ett vanligt samtal, blir plötsligt ångestframkallande. Sa jag något dumt? Eller blev det tyst för att jag tappat anslutningen till mötet?

Den högintensiva kommunikationsformen, det stela ryggslutet efter timmar i köksstolen och osäkerheten i omvärlden blir tillsammans en cocktail som knockar oss fysiskt och mentalt. Men det finns knep att ta till för att inte bli lika trött av videomötena:

  • Håll mötena korta – helst inte längre än 20-40 minuter.
  • Schemalägg inte möten efter varandra så att du går direkt från ett videosamtal till nästa.
  • Skär ner antalet möten till de nödvändigaste om du har många. Ibland är det faktiskt mer effektivt att bara dela en fil med tydliga kommentarer eller instruktioner.
  • Bestäm gemensamt att kameran inte alltid behöver vara på när ni sammanträder.
  • Använd mobilen när du väljer att delta utan video, så har du rörelsefrihet att byta miljö.
  • Flytta dig från skärmen när du har en paus mellan möten och gör något annat, ta till exempel en nypa luft eller en snabbgympa.
  • Att försöka göra flera saker på skärmen samtidigt kan vara distraherande – att ta mötesanteckningar på papper kan hjälpa dig att fokusera mer på vad som sägs än vad som syns i bild.
  • Att placera din laptop eller webbkamera lite till sidan om dig snarare än rakt fram kan göra att samtalet känns mer naturligt.
  • Om du inte har ett dedikerat hemmakontor bör du ändå försöka att göra någon typ av förändring som markerar skillnaden mellan arbetstid och fritid, då du kanske också videosamtalar med släkt och vänner. Det kan vara något så enkelt som att ändra belysningen där du sitter.

Källa: BBC/Psychology Today