4 tips: Så kan du engagera teamet – och spara tid

Att jonglera sina uppgifter och samtidigt stötta medarbetarna kan vara en utmaning, inte minst för nyblivna chefer. Dessa fyra tips hjälper dig att effektivisera samtidigt som du utvecklar teamet.

De flesta chefer vill antagligen ge sina medarbetare allt det stöd de behöver för att prestera på topp. Men hos den som är ny på chefsjobbet finns kanske även en önskan att bevisa sin egen nytta för ledningen och de överordnade. Då är det lätt hänt att man tar på sig mer än man hinner med, med risk för att coachningen av teamet hamnar i andra rummet.

Men som en studie från Stanford-universitetet har visat är det i princip meningslöst att arbeta mer än 50 timmar per vecka – du får ändå inte mer uträttat. Så skippa den svällande övertiden, och satsa istället på att effektivisera din ordinarie arbetstid. Som en bieffekt kan du få teamet att växa och bli mer engagerat i arbetet. Magasinet Forbes ger dessa fyra enkla tips:

1. Sätt av tid för coachning

Blockera tid i kalendern då du ägnar dig åt dina medarbetare. Det kan kanske låta överdrivet att behöva öronmärka tid för att kunna vara tillgänglig, men om du inte gör det är faran stor att dessa timmar äts upp av triviala sysslor som till exempel att svara på mail. Har du satt av särskild medarbetartid kan du också slippa bli avbruten i arbetet av spontana påhugg.

Försök i möjligaste mån att inte flytta redan bokade coachningssamtal, eftersom det signalerar att medarbetaren inte är prioriterad. Anställda som känner sig åsidosatta presterar sämre, och känner minskat engagemang och lojalitet mot arbetsplatsen.

2. Var alltid proaktiv

Ledare som tar dagen som den kommer blir splittrade i sitt fokus och slösar tid på oviktiga uppgifter. Se till att alltid ligga steget före genom att planera upp vad som ska utföras under veckan och när. När du har en tanke bakom allt som ska göras får du också ut mycket mer av tiden.

Se till att alla möten du kallar till har en agenda som alla deltagare har fått på förhand, så att dyrbar mötestid inte behöver läggas på att få medarbetarna att förstå vad som väntas av dem.

3. Vakta dina tidsgränser

Så mycket som en tredjedel av vår arbetstid går åt till mailhantering, och i genomsnitt kollar vi av mailen var 37:e minut. Om vi samtidigt ägnar oss åt en annan arbetsuppgift kan det ta så lång tid som 23 minuter att hitta fokus igen efter avbrottet! Och mailen är förstås bara en av alla de kommunikationskanaler som dagligen pockar på uppmärksamhet.

Undvik att låta notifieringarna diktera din dag, genom att bara hantera mail mellan bestämda tidpunkter. En variant kan vara att ta ett snabbt svep direkt på morgonen och då besvara de enkla frågor som inte kräver djupare funderingar, eller bara bekräfta att du mottagit mailet, för att senare återvända till de meddelanden där en lite större tankeinsats är nödvändig.

4. Låt andra växa genom ansvar

Om du delar arbetsbördan med ditt team blir mer gjort. Samtidigt får medarbetarna känna ägarskap och ansvar när du delegerar ut uppgifter. När du lärt känna dina anställda vet du vem som är bra på vad, och kan fördela uppgifterna efter kompetensområde.

Att delegera effektivt kräver dock att du litar på medarbetarna, och avstår från att vara inne och peta i detaljer. Det är däremot viktigt att hålla god kommunikation, så att de anställda kan be om hjälp vid behov. Om du tänker att det är bättre att göra allt själv eftersom det tar för lång tid att försöka förklara får dina medarbetare inte heller chansen att lära sig något nytt!