Rätt och fel vid svåra samtal

Alla chefer kommer förr eller senare att behöva hålla ett svårt samtal av något slag. Håll dessa tumregler i minnet när turen har kommit till dig.

Anställda som inte presterar som de ska, medarbetare med missbruksproblem, mobbing på arbetsplatsen eller uppsägningar på grund av omorganisation – det finns många tänkbara skäl till att du som chef behöver hålla ett svårt samtal. Hur konversationen förlöper beror till stor del på hur du väljer att hantera den. Här följer några snabba punkter att komma ihåg.

Rätt:

• Sakta ner
  Håll ett långsamt tempo i konversationen, så kan du uttrycka dig mer eftertänksamt och signalerar samtidigt att du är närvarande och lyssnar.

• Ge förslag
  Var konstruktiv genom att erbjuda alternativ och lösningsförslag istället för att ställa ultimatum.

• Planera
  Tänk igenom vad det är du vill få sagt på förhand och vad du vill att samtalet ska leda till. Du kan skriva ner enstaka stödord om du behöver.

• Möt den andre
  Var empatisk och försök sätta dig in i den andres situation. Ställ frågor för att försöka ta reda på hur motparten ser på situationen.

• Ge något tillbaka
  Om du tar ifrån medarbetaren något – som till exempel vid uppsägning – bör du fundera på om det finns något du kan erbjuda i gengäld, exempelvis en fin rekommendation.

Fel:

• Oflexibel utgångspunkt
  Går du in i samtalet med inställningen att ”antingen gör vi på mitt sätt eller inte alls” blir det sannolikt mycket svårt att få motparten över på din sida.

• Skriva manus
  Ett eller annat stödord som hjälper dig att hålla konversationen på rätt kurs kan vara till hjälp, men tro inte att du kan skriva manus för hur hela samtalet ska arta sig.

• Multitaska
  Att dela din uppmärksamhet mellan den du talar med och exempelvis din mobiltelefon eller datorskärm gör knappast att medarbetaren känner sig sedd.

• Vara stressad
  Ju lugnare och mer balanserad du är i allmänhet, desto lättare har du för att hantera kniviga situationer när de uppstår.

• Vänta dig det värsta
  Ett ”svårt samtal” är knappast något att se fram emot. Försök om möjligt att istället tänka på det som ett vanligt samtal, fast med en målsättning.