7 tips för att hålla Slack i schack
Slack är en populär tjänst för direktmeddelanden, och ett oumbärligt arbetsverktyg för team som arbetar på olika håll – i coronatider eller för jämnan. Men en lavin av Slack-meddelanden riskerar att stjälpa istället för att hjälpa. Såhär kan du behålla kontrollen.
Bland alla de chattprogram som finns för kontoret har Slack blivit en favorit bland de som håller agila arbetssätt som ideal – inte minst bland företag som verkar inom startupsfären. Och det är kanske inte så konstigt; plattformen är lättanvänd, medarbetare kan enkelt gruppera sig kring projekt, och det finns mängder av integrationer som skapar smidiga bryggor till andra nyttiga verktyg.
Slack är tveklöst en hörnsten i arbetet för många som nu distansarbetar till följd av coronapandemin. Även till vardags är programmet ett effektivt motmedel mot långa mailtrådar med hela kontoret på kopia. Men precis som den tidsödande mailhantering som chatten är tänkt att eliminera, så riskerar Slack att bli ett hinder i arbetet om du inte sätter gränser.
Affärssajten Fast Company ger dessa råd till dig som känner dig överväldigad av Slack:
1. Lämna alla kanaler du inte behöver vara med i
Kanske har det som diskuteras i vissa Slack-kanaler blivit irrelevant för dig, eller så har kanalens fokus aldrig varit relevant från första början. Har du kanaler som du stängt av notifieringar ifrån? Lämna dem då istället för gott genom att skriva ”/leave” i meddelandefältet. Oroa dig inte, om dina kollegor diskuterar något där de behöver ditt inspel kan de fortfarande tagga dig!
2. Använd trådfunktionen
Flera olika konversationer som pågår samtidigt i en kanal kan bli förvirrande för alla inblandade. Starta istället en konversationstråd genom att hovra med musen över ett meddelande och klicka på pratbubblan. Då kan de som är intresserade av att delta den aktuella diskussionen följa den, och alla andra slipper. Att avfölja en tråd som spelat ut sin roll är lika lätt som det är att skapa en.
3. Håll notifieringarna relevanta
Slack-meddelanden som pockar på din uppmärksamhet avbryter dig i arbetet på samma sätt som plingande mail. Kanske är dessa meddelanden än värre, eftersom många upplever att man bör svara på en gång. Det första du bör göra är alltså att ställa in så du bara får notifieringar om det som är viktigt för dig. Du kan välja att ändra inställningarna för hela ditt Slack-konto, eller sätta olika inställningar för olika kanaler. Du kan till exempel se till att bara blir meddelad när någon nämner dig, eller vissa nyckelord som du själv anger.
4. Rensa upp i sidopanelen
Sidopanelen i Slack visar som standard alla dina kanaler och personer i organisationen som du har haft direktkontakt med. Det kan bli rörigt, och göra det svårt att hitta det som faktiskt är viktigt. Även här kan du justera vad som visas genom att bara visa favoritmarkerade kanaler och sådana med olästa meddelanden. Denna inställning gör du, liksom den föregående, genom att klicka på företagets namn i vänstra hörnet och välja ”Preferences”.
5. Stjärnmarkera det som ska följas upp
Du kan välja att markera inte bara de kanaler som är viktiga för dig, utan även individuella meddelanden som behöver uppföljning. Dina stjärnmarkerade meddelanden hittar du under stjärnikonen uppe i högra hörnet. På detta sätt kan du upprätta en slags att göra-lista direkt i Slack. Du kan också låta Slack skicka dig en påminnelse efter ett visst tidsintervall.
FÅ HJÄLP ATT JOBBA SMARTARE!
Är mailen en enda röra? Lägger du värdefull tid på oviktiga saker? Känns det alltid som du lägger efter? Då ska du ta hjälp av effektivitetsexperten Petra Brask, i Chefakademins onlinekurs Bli mer effektiv – spara tid och energi.
Kursen, som du genomför i din egen takt på den tid och plats som passar dig, innehåller mycket nyttigt för chefer som har svårt att få tiden att räcka till. Du får smarta tips kring hur du kan prioritera och planera för att ligga steget före, metoder för att stoppa tidstjuvar och konkreta verktyg – som till exempel hur du med hjälp av inställningar i Outlook kan effektivisera din mailhantering.
6. Planera in Slackfria timmar
Alla behöver arbeta koncentrerat och oavbrutet ibland. Planera in fokustid då du inte tillåter några notifieringar, eller ens har Slack öppet. Du kan i programmet ange en status som låter dina medarbetare förstå att du inte är nåbar för tillfället. Har du en kalender som är kopplad till Slack kan detta ske automatiskt.
7. Använd panikknappen när du behöver
Som chef på Slack får du säkert meddelanden från alla möjliga håll, som alla är mer eller mindre viktiga. Så även om du följt alla steg ovan kan det hända att dina olästa meddelanden svämmar över i perioder, till exempel när du just kommit tillbaka från semestern. Är situationen ohanterlig är det inget fel i att erkänna sig besegrad. Den magiska knappkombinationen Shift+Esc markerar då alla meddelanden som lästa, och du kan börja om på en ny kula.